Vor 60 Jahren begann eine technische Revolution: Im Juli 1966 brachte Xerox das erste frei verkäufliche Faxgerät auf den Markt. Was damals als bahnbrechende Innovation galt, entwickelte sich über Jahrzehnte zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel in Unternehmen, Behörden, Arztpraxen und Anwaltskanzleien. Heute jedoch verliert das Fax zunehmend an Bedeutung – und kann in bestimmten Fällen sogar rechtliche Risiken mit sich bringen.
Vom Hightech-Gerät zum Alltagshelfer
Das Faxgerät ermöglichte erstmals die schnelle Übertragung unterschriebener Dokumente über das Telefonnetz. Verträge, Bestellungen oder behördliche Schreiben mussten nicht mehr tagelang per Post verschickt werden. Stattdessen lagen sie innerhalb weniger Minuten beim Empfänger.
Gerade in Deutschland hielt sich die Faxtechnik besonders lange. Viele Behörden, Krankenhäuser, Arztpraxen und Gerichte setzten noch bis vor wenigen Jahren auf das Fax, weil es als zuverlässig und vergleichsweise rechtssicher galt.
Warum das Fax heute problematisch ist
Die größte Schwachstelle moderner Faxkommunikation liegt darin, dass klassische analoge Faxgeräte kaum noch verwendet werden. Die meisten Faxe werden heute über das Internet oder sogenannte Faxserver übertragen. Dadurch entstehen neue Sicherheitsrisiken.
Ein Fax ist heute häufig keine direkte Punkt-zu-Punkt-Verbindung mehr, sondern wird digital verarbeitet und über verschiedene Server geleitet. Dadurch können Daten theoretisch abgefangen, fehlgeleitet oder manipuliert werden. Datenschutzbehörden weisen deshalb seit Jahren darauf hin, dass das Fax insbesondere für sensible personenbezogene Daten nicht mehr den heutigen Sicherheitsanforderungen entspricht.
Gesundheitsdaten sind besonders gefährdet
Besonders kritisch wird die Faxnutzung im Gesundheitswesen bewertet.
Beispiel
Eine Arztpraxis übermittelt Laborbefunde per Fax an eine Fachklinik. Wird die Faxnummer versehentlich falsch eingegeben oder landet das Schreiben auf einem internetbasierten Faxserver, können hochsensible Gesundheitsdaten Unbefugten zugänglich werden.
Gerade nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) kann dies erhebliche rechtliche Folgen haben.
Auch Gerichte setzen zunehmend auf digitale Kommunikation
In der Justiz findet seit Jahren ein grundlegender Wandel statt. Der elektronische Rechtsverkehr ersetzt das Fax immer stärker. Für Rechtsanwälte besteht seit 2022 grundsätzlich die Pflicht, Schriftsätze elektronisch über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) einzureichen. Ein per Fax eingereichter Schriftsatz kann daher in vielen Fällen unzulässig sein.
Für die sichere elektronische Kommunikation mit Gerichten und Behörden stehen heute Systeme wie das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) zur Verfügung, die Dokumente verschlüsselt übertragen.
Fax ersetzt digitale Übermittlung nicht mehr automatisch
Zwar kann das Fax in besonderen Ausnahmefällen weiterhin eine Rolle spielen. Doch selbst hier entwickelt sich die Rechtsprechung weiter.
So entschied das Oberlandesgericht Celle, dass ein Rechtsanwalt bei einer technischen Störung des gerichtlichen elektronischen Postfachs nicht automatisch verpflichtet ist, zur Fristwahrung auf das Fax auszuweichen. Entscheidend ist vielmehr, wo die technische Störung entstanden ist.
Datenschutz wird immer wichtiger
Ein weiteres Problem besteht darin, dass Faxnummern häufig falsch gewählt werden.
Beispiel
Ein Unternehmen möchte eine Kündigung an einen Geschäftspartner faxen. Durch einen Zahlendreher landet das Schreiben jedoch bei einer völlig anderen Firma. Enthält das Dokument vertrauliche Informationen oder personenbezogene Daten, kann bereits dadurch ein Datenschutzverstoß vorliegen.
Warum viele Unternehmen trotzdem noch faxen
Trotz aller Kritik verschwindet das Fax nicht von heute auf morgen.
Viele kleinere Unternehmen nutzen Faxgeräte weiterhin,
- weil langjährige Geschäftspartner daran festhalten,
- weil ältere Arbeitsabläufe darauf aufgebaut sind,
- oder weil manche Behörden Faxnachrichten noch akzeptieren.
Dennoch investieren immer mehr Unternehmen in sichere digitale Alternativen.
Moderne Alternativen
An die Stelle des Faxgeräts treten heute unter anderem
- verschlüsselte E-Mails,
- sichere Kundenportale,
- elektronische Signaturen,
- Cloud-Dokumentenaustausch,
- EGVP und beA im Rechtsverkehr sowie
- digitale Dokumentenmanagementsysteme.
Diese Verfahren bieten nicht nur mehr Komfort, sondern erfüllen auch deutlich höhere Sicherheits- und Datenschutzanforderungen.
Fax bleibt vorerst – aber seine Zeit läuft ab
Auch sechs Jahrzehnte nach seiner Markteinführung ist das Fax noch nicht vollständig verschwunden. In vielen Bereichen gehört es weiterhin zum Arbeitsalltag. Die fortschreitende Digitalisierung und strengere Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit sorgen jedoch dafür, dass seine Bedeutung kontinuierlich abnimmt.
Für Unternehmen, Arztpraxen, Behörden und Kanzleien wird es deshalb immer wichtiger, ihre Kommunikationswege zu modernisieren. Wer weiterhin ausschließlich auf das Fax setzt, riskiert nicht nur technische Probleme, sondern unter Umständen auch datenschutzrechtliche und rechtliche Nachteile.
