Die BaFin hat am 14. September 2026 zwei Rundschreiben zu wichtigen Funktionsträgern nach dem Kreditwesengesetz (KWG) und dem Pfandbriefgesetz (PfandBG) veröffentlicht.
Das Rundschreiben 10/2026 (BA) betrifft die Bestellung von Verwalterinnen und Verwaltern des Refinanzierungsregisters gemäß §§ 22e ff. KWG.
Das Rundschreiben 11/2026 (BA) regelt die Verwaltungspraxis der BaFin bei der Bestellung von Treuhänderinnen und Treuhändern einer Pfandbriefbank gemäß §§ 7 ff. PfandBG.
Beide Schreiben verfolgen ein ähnliches Ziel: Institute sollen bereits vor der Bestellung nachvollziehbar darlegen können, dass die vorgesehenen Personen unabhängig, zuverlässig und fachlich ausreichend qualifiziert sind.
Darüber hinaus konkretisiert die BaFin, welche Unterlagen dafür erforderlich sind und wie die entsprechenden Verwaltungsverfahren ablaufen.
BaFin konkretisiert ihre Erwartungen
Bestimmte Funktionen innerhalb des Bankgeschäfts können nicht beliebig besetzt werden. Das gilt insbesondere dann, wenn die betreffende Person Kontroll-, Verwaltungs- oder Überwachungsaufgaben übernimmt, bei denen ihre persönliche Unabhängigkeit und fachliche Qualifikation von besonderer Bedeutung sind.
Genau hier setzen die beiden neuen BaFin-Rundschreiben an.
Die Aufsicht beschreibt darin ihre Verwaltungspraxis für zwei unterschiedliche, aber regulatorisch wichtige Funktionen: die Verwaltung eines Refinanzierungsregisters nach dem KWG und die Tätigkeit als Treuhänder bei einer Pfandbriefbank nach dem PfandBG.
Damit erhalten Institute einen konkreteren Rahmen dafür, was die BaFin bei einer Bestellung erwartet.
Rundschreiben 10/2026: Verwalter des Refinanzierungsregisters
Das erste Schreiben trägt die Bezeichnung Rundschreiben 10/2026 (BA) und betrifft die „Bestellung von Verwaltern des Refinanzierungsregisters gemäß §§ 22e ff. KWG“.
Refinanzierungsregister haben im deutschen Bankenrecht eine besondere Funktion. Entsprechend wichtig ist die Person, die für ein solches Register verantwortlich ist.
Die BaFin erwartet von einem Institut deshalb, dass es die Eignung der vorgesehenen Person nicht lediglich behauptet, sondern gegenüber der Aufsicht nachvollziehbar darlegt.
Das betrifft sowohl die eigentlichen Verwalterinnen und Verwalter als auch deren Stellvertreter.
Im Mittelpunkt stehen dabei drei zentrale Kriterien:
Unabhängigkeit: Die betreffende Person muss ihre Aufgabe ohne problematische Interessenkonflikte wahrnehmen können.
Zuverlässigkeit: Die BaFin muss davon ausgehen können, dass der Funktionsträger persönlich geeignet ist und seine regulatorischen Aufgaben ordnungsgemäß erfüllt.
Expertise: Die betreffende Person muss über ausreichende Kenntnisse und Erfahrungen verfügen, um die mit der Funktion verbundenen Aufgaben fachgerecht wahrnehmen zu können.
Rundschreiben 11/2026: Treuhänder bei Pfandbriefbanken
Parallel dazu veröffentlicht die Finanzaufsicht das Rundschreiben 11/2026 (BA) zur „Bestellung von Treuhändern bei einer Pfandbriefbank gemäß §§ 7 ff. PfandBG“.
Auch hier gelten die Anforderungen nicht nur für den eigentlichen Treuhänder beziehungsweise die Treuhänderin, sondern ebenso für vorgesehene Stellvertreter.
Treuhänder nehmen im Pfandbriefsystem eine besonders wichtige Kontrollfunktion ein. Entsprechend sorgfältig muss die Auswahl geeigneter Personen erfolgen.
Die BaFin macht mit dem Rundschreiben nun transparenter, welche Voraussetzungen sie bei der Bestellung zugrunde legt und welche Nachweise die Institute einreichen müssen.
Banken müssen Eignung nachvollziehbar belegen
Für die betroffenen Institute bedeutet die Veröffentlichung vor allem: Eine geeignete Person zu finden reicht allein nicht aus.
Die Voraussetzungen müssen gegenüber der BaFin dokumentiert und nachgewiesen werden.
Dabei helfen die Rundschreiben insbesondere bei der Frage, welche Dokumente für das Verfahren benötigt werden.
Genannt werden unter anderem:
- Lebenslauf,
- Führungszeugnis,
- Straffreiheitserklärung,
- Unabhängigkeitserklärung und
- Gewerbezentralregisterauskunft.
Damit schafft die Aufsicht zugleich eine Art Orientierungshilfe für die Vorbereitung des Bestellungsverfahrens.
Institute können frühzeitig kontrollieren, ob die erforderlichen Dokumente vorhanden, aktuell und vollständig sind. Das kann Rückfragen vermeiden und das Verwaltungsverfahren effizienter gestalten.
Unabhängigkeit bekommt besonderes Gewicht
Von zentraler Bedeutung ist die Unabhängigkeit der Funktionsträger.
Das ist nachvollziehbar: Wer eine gesetzlich vorgesehene Kontroll- oder Verwaltungsfunktion ausübt, muss seine Aufgaben objektiv erfüllen können.
Deshalb genügt es nicht, ausschließlich die fachliche Qualifikation einer Person zu betrachten. Auch mögliche Abhängigkeiten oder Interessenkonflikte spielen bei der regulatorischen Bewertung eine Rolle.
Die von der BaFin verlangte Unabhängigkeitserklärung erhält damit praktische Bedeutung für das Bestellungsverfahren.
Institute sollten mögliche Interessenkonflikte deshalb bereits bei der Auswahl potenzieller Kandidatinnen und Kandidaten berücksichtigen und nicht erst dann, wenn die Unterlagen an die Aufsicht übermittelt werden.
Auch persönliche Zuverlässigkeit wird geprüft
Neben der Unabhängigkeit verlangt die BaFin den Nachweis der persönlichen Zuverlässigkeit.
Hier erklären sich Dokumente wie Führungszeugnis, Straffreiheitserklärung und Gewerbezentralregisterauskunft.
Die Aufsicht möchte sich ein ausreichendes Bild davon verschaffen können, ob gegen die Bestellung einer Person unter Zuverlässigkeitsgesichtspunkten Bedenken bestehen.
Für die Institute bedeutet das einen gewissen administrativen Aufwand. Gleichzeitig sorgen die neuen Rundschreiben für mehr Transparenz darüber, welche Informationen bereits zu Beginn des Verfahrens vorbereitet werden sollten.
Fachwissen darf nicht fehlen
Der dritte zentrale Baustein ist die fachliche Expertise.
Eine formal unabhängige und persönlich zuverlässige Person erfüllt die Anforderungen nicht automatisch. Sie muss zugleich in der Lage sein, die konkrete Funktion fachgerecht auszuüben.
Entsprechend spielt der berufliche Werdegang eine wichtige Rolle.
Der einzureichende Lebenslauf dient damit nicht nur der allgemeinen Dokumentation der Person. Er kann der Aufsicht zugleich ermöglichen, Ausbildung, berufliche Erfahrung und fachliche Kenntnisse im Hinblick auf die vorgesehene Tätigkeit zu beurteilen.
Die drei Kriterien Unabhängigkeit, Zuverlässigkeit und Expertise greifen somit ineinander.
Mehr als nur eine Liste erforderlicher Dokumente
Die Rundschreiben beschränken sich allerdings nicht darauf, den Instituten eine Dokumentenliste an die Hand zu geben.
Die BaFin informiert darin auch über die entsprechenden Verwaltungsverfahren.
Damit erhalten Institute einen besseren Überblick darüber, wie das Bestellungsverfahren bei der Aufsicht abläuft und welche regulatorischen Anforderungen dabei zu berücksichtigen sind.
Darüber hinaus behandeln die Schreiben die Vergütung der Funktionsträger.
Auch die Gebühren, die im Zusammenhang mit der Bestellung entstehen, werden thematisiert.
Die Rundschreiben bilden damit einen umfassenderen praktischen Rahmen für die Vorbereitung und Durchführung der jeweiligen Bestellungen.
Was bedeutet das für Compliance-Abteilungen?
Für Compliance-, Rechts- und Personalabteilungen betroffener Institute dürften die Rundschreiben besonders relevant sein.
Bei künftigen Bestellungen sollte bereits intern geprüft werden, ob sämtliche Voraussetzungen und Nachweise vorliegen.
Praktisch bietet sich ein dreistufiger Prüfungsprozess an:
Erstens: persönliche Eignung prüfen.
Gibt es Umstände, die Zweifel an der Zuverlässigkeit der vorgesehenen Person begründen könnten?
Zweitens: Unabhängigkeit prüfen.
Bestehen geschäftliche, persönliche oder organisatorische Verbindungen, aus denen Interessenkonflikte entstehen könnten?
Drittens: Fachkompetenz dokumentieren.
Lassen Ausbildung und bisheriger beruflicher Werdegang nachvollziehbar erkennen, dass die Person über die für ihre Aufgabe erforderliche Expertise verfügt?
Anschließend sollten die von der BaFin erwarteten Dokumente vollständig zusammengestellt werden.
Damit können Institute vermeiden, dass sich ein Bestellungsverfahren aufgrund fehlender Nachweise oder zusätzlicher Rückfragen unnötig verzögert.
BaFin ersetzt bisherige FAQ zu Pfandbrief-Treuhändern
Beim Rundschreiben 11/2026 gibt es zudem eine wichtige organisatorische Änderung.
Das neue Rundschreiben ersetzt die bisherigen „Häufig gestellten Fragen (FAQs) zur Bestellung und Verlängerung der Bestellung von Treuhändern und Stellvertretern bei einer Pfandbriefbank gemäß §§ 7 ff. des Pfandbriefgesetzes (PfandBG)“.
Damit bündelt die BaFin ihre Verwaltungspraxis künftig in dem neuen Rundschreiben.
Für Pfandbriefbanken ist dies praktisch relevant: Bei künftigen Bestellungen oder Verlängerungen sollten sich die zuständigen Stellen nicht mehr allein an den bisherigen FAQ orientieren, sondern die Vorgaben des Rundschreibens 11/2026 zugrunde legen.
Warum die Funktionsträger so wichtig sind
Hinter den auf den ersten Blick sehr technischen Vorgaben steckt ein wesentliches aufsichtsrechtliches Prinzip.
Regulierung funktioniert nicht allein über Vorschriften für Banken als Unternehmen. Entscheidend sind auch diejenigen Personen, denen besondere gesetzliche Kontroll- und Verwaltungsfunktionen übertragen werden.
Sind diese Personen nicht ausreichend qualifiziert, nicht zuverlässig oder bestehen Interessenkonflikte, kann die vorgesehene Kontrollwirkung beeinträchtigt werden.
Genau deshalb richtet die BaFin den Blick nicht ausschließlich auf Prozesse und Strukturen, sondern auch auf die persönliche und fachliche Eignung der jeweiligen Funktionsträger.
