Am 4. Dezember 2018 hat das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) den zentralen Basisdienst zur elektronischen Aktenführung, die E-Akte Bund, offiziell in sein Produktportfolio aufgenommen. Parallel dazu wurde bereits mit der Pilotierung im Bundesamt für Justiz (BfJ), dem Masterpiloten, begonnen. „Die erfolgreiche Abnahme der E-Akte Bund markiert einen Meilenstein bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes und bringt zugleich die Digitalisierung der Bundesverwaltung ein gutes Stück voran“, kommentiert Markus Reisener aus der zuständigen Arbeitsgruppe im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat. „Die umfangreichen Abnahmetests haben gezeigt, dass sowohl die passgenaue Softwarelösung als auch der flexibel und schnell agierende Hersteller Fabasoft Deutschland GmbH zu Recht als Gewinner aus der Ausschreibung hervorgegangen ist“, ergänzte der Projektleiter des ITZBund, Arndt Fabrice.
Die E-Akte Bund unterstützt die effiziente Verwaltungsarbeit in den Bundesbehörden: Elektronische Akten sind schneller auffindbar, stehen per Mausklick zur Verfügung und können zudem an verschiedenen Orten von mehreren Beschäftigten gleichzeitig genutzt und mit Hilfe einer Workflow–Management-Komponente durch die Organisation geleitet werden. Damit sorgt die E-Akte Bund für höhere Effizienz und Transparenz, schafft die Voraussetzungen für mobiles Arbeiten und verbessert die standortübergreifende Kooperation zwischen verschiedenen Behörden. Nicht zuletzt beschleunigt die elektronische Aktenführung viele ressortübergreifende Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse und stellt diese Funktionen auch für Umsetzungen von Verwaltungsleistungen im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bereit.
Von Beginn an die Bedürfnisse der Nutzer im Blick
Während das ITZBund im engen Austausch mit den Stakeholdern aller beteiligten Bundesbehörden die Feinprojektierung und Spezifikation vorantrieb, erarbeitete das Bundesverwaltungsamt (BVA) parallel dazu ein methodisch fundiertes Vorgehensmodell für die Einführung der E-Akte. Dazu zählen unter anderem Checklisten, Best Practices sowie eine Gliederung aller notwendigen Einführungsaktivitäten in Aufgabenpakete, die jeder einführenden Behörde Aufschluss über die wechselseitigen Abhängigkeiten aller Projektschritte geben.
Nach Abschluss der Feinprojektierung baute das ITZBund unterschiedliche Testplattformen auf, um in realistischen Systemumgebungen den Leistungs- und Funktionsumfang der E-Akte Bund zu prüfen. Zudem wurden Integrationsmuster erarbeitet, die als Blaupause für die Anbindung bestehender Verwaltungsanwendungen und Fachverfahren verwendet werden können. Überdies erleichtern die offenen Schnittstellen der E-Akte Bund künftig auch die Verzahnung mit anderen zentral bereitgestellten Anwendungen. Das betrifft zum Beispiel das Zusammenspiel mit der Maßnahme E-Rechnung und mit dem Formular-Management–System des Bundes.
Flankiert wurden diese Aktivitäten durch eine kontinuierliche Erfassung, Systematisierung und Aufbereitung der fachlichen, organisatorischen und methodischen Erkenntnisse, um nachfolgende Behörden ab 2019 verstärkt mit entsprechenden Best Practices bestmöglich unterstützen zu können.
