Auch wenn sich geschäftliche Termine heute oft in Form von Telefonaten oder Videokonferenzen erledigen lassen, ist der persönliche Kontakt durch nichts zu ersetzen. Geschäftsreisen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag – sowohl für Mitarbeiter als auch für den Chef selbst. Dabei vermischt sich in der heutigen Arbeitswelt Geschäftliches und Privates immer mehr. Die Unterscheidung zwischen geschäftlichen und privaten Reisen ist allerdings wesentlich für die Entscheidung, ob entsprechende Ausgaben steuerlich geltend gemacht werden können.
Betriebsausgaben oder Werbungskosten
Wird eine Reise ausschließlich zu geschäftlichen Zwecken unternommen, finden also während der gesamten Zeit bis zum Feierabend Meetings, Vertriebsgespräche oder Fachfortbildungen statt, handelt es sich um eine klassische Geschäftsreise.
Die Ausgaben sind für den Unternehmer Betriebsausgaben. Arbeitnehmer bekommen ihre Reisekosten regelmäßig vom Arbeitgeber ersetzt oder können sie selbst als Werbungskosten ansetzen, wenn der Chef beispielsweise nur einen Teil zu einer beruflichen Fortbildung erstattet.
Fahrt, Hotel und Verpflegungsmehraufwand
Der Werbungskosten- bzw. Betriebsausgabenabzug betrifft allerdings nur die Kosten für Fahrt bzw. Flug, Übernachtung und andere beruflich veranlasste Ausgaben wie etwa Tagungsgebühren. Kosten für Essen, Trinken oder Freizeitaktivitäten nach Feierabend gehören zur privaten Lebensführung. Sie würden schließlich ohne die Geschäftsreise ebenfalls entstehen.
Für jeden vollen Tag Abwesenheit ist aber immerhin eine Pauschale von 24 Euro für den sogenannten Verpflegungsmehraufwand ansetzbar. Am An- und Abreisetag oder im Fall eintägiger Dienstreisen bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden sind es 12 Euro. Bei Auslandsreisen gelten individuelle Sätze, die sich nach dem jeweiligen Land richten.
Verlängerung einer geschäftlichen Reise
Privaturlaube haben auf die Einkommensteuer generell keinen Einfluss, sie dienen schließlich nicht dem Erwerb von Einkommen, sondern der privaten Lebensführung. Interessant wird es, wenn eine Reise sowohl beruflich als auch privat veranlasst ist.
Eine Dienstreise an den Bodensee oder in eine interessante Metropole wie Berlin, London oder New York lässt sich oft kostengünstig um einen Privataufenthalt für ein paar weitere Tage verlängern. Schließlich muss in diesen Fällen die vielleicht teure An- und Abreise nicht noch einmal bezahlt werden.
Vor einigen Jahren ging die Rechtsprechung noch davon aus, dass in solchen Fällen keine Geschäftsreise mehr vorliegen würde und die Reisekosten damit insgesamt nicht mehr steuerlich abziehbar wären.
Anteilige Berücksichtigung der Kosten
Nach neuerer Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) können Ausgaben für gemischt – also geschäftlich und privat – veranlasste Reisen aufgeteilt werden, wenn es objektive Kriterien zur Abgrenzung gibt (BFH, Beschluss v. 21.09.2009, Az.: GrS 1/06).
Wer beispielsweise geschäftlich von Mittwoch bis Freitag an einer dreitägigen Fachkonferenz teilnimmt und anschließend privat noch bis Sonntag am Tagungsort bleibt, kann die beruflich erforderlichen Übernachtungen steuerlich geltend machen. In diesem Fall wären das 2 Übernachtungen – jedenfalls wenn am Freitag eine Rückreise zeitlich noch problemlos möglich wäre.
Weil der Betroffene dann insgesamt 5 Tage – und 3 davon geschäftlich – unterwegs war, kann er entsprechend 3/5 der Fahrtkosten als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten ansetzen. Die anderen 2/5 der Kosten waren ebenso wie die beiden weiteren Übernachtungen privat veranlasst und sind entsprechend nicht steuerlich absetzbar.
Trennung nach objektivem Maßstab
In einem anderen vom BFH entschiedenen Fall hatte ein Arzt eine Fortbildungswoche am Gardasee besucht. Neben anerkannten sportmedizinischen Kursen jeweils am Morgen und späten Nachmittag gab es tagsüber viel Zeit und Möglichkeiten zur Ausübung allgemein verbreiteter Sportarten wie Tennis, Surfen oder Bergsteigen.
Der BFH erklärte, dass zwar die medizinischen Kurse beruflich veranlasst, die sportlichen Betätigungen hingegen dem Privatleben zuzuordnen seien. Der jeweiligen Dauer entsprechend – die Hälfte des Tages Kurse, die andere Hälfte Sport – konnte der Arzt nur die Hälfte seiner Reisekosten als Werbungskosten ansetzen (BFH, Urteil v. 21.04.2010, Az.: VI R 5/07).
Nachweise zur Reise gut aufbewahren
Unwichtige Anteile von weniger als 10 Prozent werden regelmäßig nicht berücksichtigt. Wer beispielsweise in seinem zweiwöchigen Urlaub nur einen halbtägigen Fachvortrag besucht, kann nicht 1/28 der Reisekosten abziehen, sondern allenfalls die (rein beruflich veranlasste) Seminargebühr. Im Übrigen bleibt es bei einem steuerlich nicht relevanten Privaturlaub.
Um den Abzug als Betriebsausgaben oder Werbungskosten vor den Finanzbehörden begründen zu können, sollten entsprechende Unterlagen wie beispielsweise Veranstaltungspläne, Teilnahmebescheinigungen und sonstige Belege zur Reise gut aufgehoben werden.
